De werving- en selectieapplicatie heeft ons veel tijdswinst gebracht

'De werving- en selectieapplicatie heeft ons veel tijdswinst gebracht'

Bianca Hollander is medewerker P&O bij ACCARE, instelling voor kinder- en jeugdpsychiatrie. ACCARE is de laatste jaren enorm gegroeid en heeft vestigingen in Groningen, Drenthe, Overijssel en Friesland. Er werken zo’n 1100 medewerkers.

Zoektocht

'We hebben altijd vacatures waar veel reacties op komen. Honderd reacties op een vacature voor een psycholoog  is niks. Als de medewerker die een procedure begeleidde vrij of ziek was, was het voor de collega’s een hele zoektocht als er iemand belde met vragen. Ook als de werkzaamheden waren overgedragen, bleef het lastig en tijdrovend.'

Voorlichtingsbijeenkomst

'Ik had vaak het gevoel dat dit beter, efficiënter moest kunnen. Toen we de uitnodiging van ZorgpleinNoord voor de voorlichtingsbijeenkomst voor de werving- en selectieapplicatie kregen, heb ik me samen met een collega opgegeven. Nadat de proefapplicatie werd getoond, waren we direct enthousiast. Ik heb mijn bevindingen meteen de volgende dag met Auke Spijkerman (hoofd P&O) besproken.
Het was erg aantrekkelijk om de applicatie te gaan gebruiken. Als goed werkgever wil je mee in de digitale wereld, maar dat doe je alleen als het iets oplevert.'

Tijdswinst en meer

'Voor ons betekende het een enorme tijdswinst. Bij piektijden werkten we soms met twee medewerkers aan de werving en selectie. Sinds we met de applicatie werken, doet een medewerker dit in gemiddeld 24 uur per week.
Er zijn meer voordelen. De prijs is erg gunstig. Je betaalt een keer een bedrag voor de aanschaf. Daarna heb je geen extra kosten zoals dat bij veel andere applicaties en programma’s wel het geval is. De applicatie is heel gebruiksvriendelijk. De andere medewerkers P&O kunnen direct de stand van zaken bekijken rond de verschillende procedures. Daarbij kunnen we nu ook meer inhoudelijke vragen van sollicitanten beantwoorden omdat de leidinggevenden hun bevindingen in de applicatie kunnen zetten. Als iemand vraagt waarom hij niet is uitgenodigd, kunnen we daar een goed antwoord op geven en iemand op die manier weer iets verder helpen. Verder konden we de applicatie inrichten zoals wij dat wilden. We kunnen bijvoorbeeld de teksten van de automatische mails naar de kandidaten aanpassen.'

Van start

'1 juni vorig jaar zijn we er echt mee gaan werken. We hadden verbazingwekkend weinig opstartproblemen. Als er iets was konden we bellen met de helpdesk van ZorgpleinNoord. Verder konden we onze wensen op een lijst zetten. Een keer per jaar worden die wensen doorgenomen en vaak ook overgenomen en aangepast in de applicatie.
Het lastigste was dat we eigenlijk niet meer alle cv’s wilden printen, maar dat leidinggevenden dat vaak nog wel wilden. Nu we bijna een jaar met de applicatie werken, zie je dat er steeds minder geprint wordt. Langzaam maar zeker worden de digitale voordelen benut. Zeker nu alle medewerkers thuis kunnen inloggen wordt de noodzaak van 'werken met papier' nog minder.'

Tips voor nieuwe gebruikers

'Ik zou alle nieuwe gebruikers aanraden om de gebruikersbijeenkomsten die ZorgpleinNoord organiseert te bezoeken. Wij hebben veel aan die bijeenkomst gehad omdat je daar hoort en ziet hoe medegebruikers met de applicatie werken. Die praktijkervaringen zijn vaak de beste tips.  
Verder hebben we gemerkt dat de medewerker die met de applicatie werkt tijd moet inplannen om zich te verdiepen in het programma. Anders bestaat de kans dat door de waan van de dag mogelijkheden blijven liggen en dat is zonde.'

De werving- en selectieapplicatie wordt nu ruim een jaar gebruikt door zo’n zeventien organisaties. De applicatie biedt tal van voordelen. Behalve veel tijdwinst en een efficiëntere manier van werken, kunnen bijvoorbeeld de vacatures direct op verschillende media geplaatst worden, zoals de vacaturesite van ZorgpleinNoord, de eigen website en intranet.
De implementatie van de applicatie vergt geen ingewikkelde aanpassingen voor ICT. De applicatie is webbased en wordt door middel van een html-code op het intranet en de website geïnstalleerd.